Trasladar toda una oficina puede parecer algo abrumador al principio. Todas las empresas saben que tienen que completar la mudanza de la manera más rápida y eficiente posible para volver a pleno rendimiento cuanto antes y sin perder clientes.
Por suerte, en Mudanzas Valencia CPT conocemos una serie de trucos que puedes utilizar para hacer esta transición sin estrés y con los mínimos problemas. Aquí están siete consejos para el traslado de tu oficina.
1. Evalúa tu negocio
Lleva a cabo un análisis exhaustivo de todas y cada una de las partes de tu oficina. Esto te dará la oportunidad de decidir lo que tiene que ser trasladado, en qué orden, y cual será su lugar en la nueva ubicación. Algunos artículos, como ciertos muebles y elementos almacenados poco utilizados, se pueden mover antes que otros. El equipo necesario en el día a día tendrá que permanecer en la oficina operativa hasta el día de la mudanza.
Asegúrate de que todos tus empleados conocen el plan de traslado entre cuatro y seis meses antes de la mudanza. Esto le da la oportunidad a todos de planificarse y así preparar el cambio en su propio departamento espacio personal.
2. Haz listas de tareas pendientes
Cuando se trata de trasladar tu negocio de manera eficiente, usar una lista de tareas pendientes para todas las etapas del proceso ayudará a que te asegures de que no hay tareas principales que queden olvidadas. Empieza por crear varias listas para cada paso importante del proceso de traslado. Necesitarás una lista diferente para cada etapa previa a la mudanza. Nosotros recomendamos listas para tres meses, dos meses, un mes, dos semanas, y una semana antes de la mudanza, y, por supuesto, una lista para el día de la mudanza.
Esto no sólo ayuda a convertir la larga lista de tareas pendientes en pequeñas listas más manejables, sino que también te ayudará a asegurarte de que todas las tareas principales están siendo tratadas con antelación suficiente.
3. Contrata una empresa de mudanzas profesional
Contratar a una empresa de mudanzas profesional te traerá grandes beneficios. La mayoría de las empresas de mudanzas, tienen licencia y seguro, por lo que se hacen responsables si alguna parte del mobiliario queda rota o dañada. También suelen proporcionar sus propios camiones, y equipamiento, de modo que no tengas que preocuparte de recoger el mobiliario, ficheros, suministros por ti mismo, y probablemente, tampoco por su colocación en el nuevo lugar.
En Mudanzas Valencia CPT ofrecemos un servicio integral en cuanto a tu mudanza, almacenamiento y transporte, que te permite que tu traslado de oficina sea mucho menos pesado. Desde el primer instante hasta la instalación del mobiliario, ellos se ocupan de todo.
4. Sé eficiente
Muchas empresas de mudanzas actuales recomiendan a los dueños de los negocios que aprovechen cualquier herramienta que haga su mudanza más eficiente y organizada. Usar cajas de plástico reemplazando las de cartón puede hacer el embalaje y la descarga menos molesta.
Etiquetar las cajas describiendo su contenido o ubicación te asegurará que los materiales terminan donde tú quieras. Adoptando este tipo de estrategia adicional, los dueños suelen descubrir que el traslado de su oficina no es tan complejo y farragoso como parece a primera vista.
5. Margen para eliminar
Puede resultar algo frustrante saber que has subestimado la cantidad de espacio necesario para el transporte de mobiliario y materiales. Si no te das a ti mismo tiempo para limpiar y organizar tu oficina, puedes acabar pagando más de lo previsto por el transporte de esos archivos y materiales extra.
Tómate unos días para eliminar todo aquello que sea inútil, viejo, u obsoleta. Tritura los archivos irrelevantes, vacía los cajones viejos, y dona el equipamiento y mobiliario antiguo. Tomarte tiempo para limpiar del todo tu vieja oficina ayudará a darle a la nueva una mayor sensación de novedad y te ahorrará dinero en el transporte.
6. Avisa a los proveedores
Entre uno y tres meses antes del traslado, asegúrate de ponerte en contacto con todos tus proveedores para hacerles saber tu cambio de ubicación. Ajusta las direcciones de envío y de facturación con tiempo para que no haya ninguna confusión ni envíos perdidos. Esto parece obvio pero es algo obligatorio para no perder ni un céntimo.
7. Informa a los clientes
Cuando se confirme la nueva ubicación y ya estés listo para empezar a los preparativos de mudanza, es el momento de informar a tus clientes. Deja anuncios por la oficina y en tu web para avisar a los clientes sobre el cambio. Tomate un tiempo para actualizar las tarjetas de visita, los perfiles en la red, transformar toda la información de la web, etc… acordes a la nueva dirección. Algo imprescindible.
No te olvides de informar a los clientes si tu negocio no estuviera disponible temporalmente, y cuando se espera que funcione de nuevo. Que sea fácil para tus clientes actuales mantenerse en contacto contigo.
